Czy liczba pracowników decyduje o KSC?

Trzeba jednocześnie sprawdzić:

• jaki rodzaj usług świadczy firma,
• czy dana działalność znajduje się w zakresie KSC,
• liczbę pracowników,
• roczny obrót,
• roczną sumę bilansową,
• ewentualne przedsiębiorstwa partnerskie i powiązane,
• szczególne zasady dotyczące konkretnej kategorii podmiotu.

W praktyce oznacza to, że pytanie:

„Mam 20 pracowników – czy podlegam KSC?”

nie wystarcza do udzielenia odpowiedzi.

Dlaczego liczba pracowników ma znaczenie?

Ustawa o KSC w wielu przypadkach odwołuje się do wielkości przedsiębiorstwa.

Przy jej ustalaniu stosuje się kryteria wynikające z unijnych przepisów dotyczących definicji mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw.

Podstawowe progi dotyczące liczby pracowników wyglądają następująco:

Sama liczba pracowników nie wystarcza jednak do zakwalifikowania firmy do danej kategorii. W przypadku MŚP trzeba również uwzględnić kryteria finansowe.

Czy 250 pracowników oznacza automatycznie KSC?

Nie.

Przekroczenie określonego progu zatrudnienia może spowodować, że przedsiębiorstwo przestaje być traktowane jako średnie przedsiębiorstwo w rozumieniu unijnej definicji MŚP.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że firma staje się podmiotem kluczowym KSC.

Najpierw trzeba ustalić, czy prowadzi działalność należącą do zakresu ustawy.

Można więc mieć przedsiębiorstwo zatrudniające:

250, 500 albo 1000 osób

i nadal nie podlegać KSC tylko z tego powodu.

KSC nie jest bowiem ustawą dotyczącą wszystkich dużych przedsiębiorstw.

Decydujące znaczenie ma przede wszystkim rodzaj prowadzonej działalności oraz kategoria podmiotu określona w ustawie.

Czy firma zatrudniająca mniej niż 10 osób jest poza KSC?

Nie zawsze.

To jeden z najważniejszych wyjątków, o których trzeba pamiętać.

Mikroprzedsiębiorstwo może znajdować się w zakresie KSC, jeżeli prowadzi działalność należącą do kategorii, dla których wielkość przedsiębiorstwa nie wyłącza obowiązków.

Przykładem są niektóre szczególne kategorie podmiotów wskazane w ustawie, w przypadku których ustawodawca nie uzależnia statusu od osiągnięcia określonej wielkości przedsiębiorstwa.

Dlatego zasada:

„Mam mniej niż 10 pracowników, więc KSC mnie nie dotyczy”

jest nieprawidłowym uproszczeniem.

Liczba pracowników a obrót i suma bilansowa

To kluczowa część analizy.

Wielkość przedsiębiorstwa nie jest ustalana wyłącznie na podstawie zatrudnienia.

Zgodnie z unijną definicją:

Mikroprzedsiębiorstwo

To przedsiębiorstwo, które:

• zatrudnia mniej niż 10 osób,
• oraz którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 mln euro.

Małe przedsiębiorstwo

To przedsiębiorstwo, które:

• zatrudnia mniej niż 50 osób,
• oraz którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 mln euro.

Średnie przedsiębiorstwo

To przedsiębiorstwo, które:

• zatrudnia mniej niż 250 osób,
• oraz którego roczny obrót nie przekracza 50 mln euro lub którego roczna suma bilansowa nie przekracza 43 mln euro.

To oznacza, że liczba pracowników i kryteria finansowe trzeba analizować łącznie.

Przykład: 20 pracowników i 5 mln euro obrotu

Firma:

• zatrudnia 20 osób,
• osiąga 5 mln euro obrotu,
• ma sumę bilansową poniżej odpowiedniego progu.

Spełnia więc kryteria małego przedsiębiorstwa.

Jeżeli jednak świadczy usługę należącą do kategorii KSC, trzeba dopiero sprawdzić, jakie konsekwencje dla jej statusu ma fakt, że jest małym przedsiębiorstwem.

Samo 20 pracowników nie przesądza o KSC.

Przykład: 20 pracowników i 60 mln euro obrotu

Firma:

• zatrudnia 20 osób,
• osiąga 60 mln euro obrotu.

Nie można już automatycznie zakwalifikować jej jako średniego przedsiębiorstwa tylko na podstawie liczby pracowników.

Przy ustalaniu kategorii przedsiębiorstwa trzeba uwzględnić również kryteria finansowe.

To pokazuje, dlaczego samo pytanie o zatrudnienie nie wystarcza.

Przykład: 300 pracowników i 20 mln euro obrotu

Firma:

• zatrudnia 300 osób,
• osiąga 20 mln euro obrotu.

Przekracza próg 250 pracowników, a więc nie mieści się w kategorii MŚP według definicji opartej na zatrudnieniu.

Nie oznacza to jednak automatycznie podlegania KSC.

Trzeba dopiero sprawdzić, czy działalność firmy należy do kategorii objętych ustawą.

Czy pracownik musi być zatrudniony na etacie?

Przy ustalaniu wielkości przedsiębiorstwa nie należy sprowadzać analizy wyłącznie do liczby osób wpisanych na umowę o pracę.

Unijne przepisy dotyczące definicji MŚP posługują się kategorią liczby pracowników/personelu, a sposób jej ustalania wynika z zasad określonych w załączniku I do rozporządzenia Komisji.

Znaczenie mogą mieć między innymi osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy, osoby pracujące dla przedsiębiorstwa na zasadach odpowiadających definicji personelu oraz właściciele i wspólnicy zaangażowani w działalność przedsiębiorstwa.

Dlatego przy formalnym ustalaniu wielkości firmy nie należy po prostu policzyć osób posiadających umowę o pracę i zakończyć analizy.

Czy B2B i kontraktorzy zwiększają liczbę pracowników?

To może mieć znaczenie dla prawidłowego określenia kategorii przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorca, który formalnie zatrudnia 5 osób, ale stale korzysta z rozbudowanego zespołu współpracowników, nie powinien automatycznie zakładać, że dla potrzeb wszystkich regulacji zawsze jest „firmą pięcioosobową”.

W przypadku definicji MŚP należy zastosować zasady dotyczące personelu określone w przepisach unijnych.

Dlatego przy bardziej złożonej strukturze zatrudnienia warto przeanalizować sposób obliczania personelu, zamiast opierać się wyłącznie na liczbie umów o pracę.

Czy pracownicy grupy kapitałowej są uwzględniani?

Może tak być.

To bardzo ważne w przypadku spółek należących do większych grup.

Przepisy dotyczące MŚP rozróżniają:

• przedsiębiorstwa samodzielne,
• przedsiębiorstwa partnerskie,
• przedsiębiorstwa powiązane.

W określonych sytuacjach przy ustalaniu wielkości przedsiębiorstwa należy uwzględniać również dane innych przedsiębiorstw. Dotyczy to nie tylko pracowników, ale również danych finansowych.

Dlatego spółka zatrudniająca np. 15 osób nie zawsze może zostać oceniona wyłącznie na podstawie tych 15 osób, jeżeli jest częścią określonej struktury przedsiębiorstw.

Czy liczba pracowników decyduje o statusie podmiotu kluczowego?

Nie samodzielnie.

Liczba pracowników może być elementem ustalenia, czy przedsiębiorstwo jest mikro-, małym, średnim czy większym przedsiębiorstwem.

Dopiero później należy zastosować przepisy KSC dotyczące konkretnej kategorii usług.

Przykładowo dla części dostawców usług wskazanych w załączniku nr 1 znaczenie ma to, czy przedsiębiorstwo przekracza kryteria średniego przedsiębiorstwa.

W takim przypadku przedsiębiorstwo może zostać zakwalifikowane jako podmiot kluczowy albo ważny zależnie od spełnienia odpowiednich przesłanek ustawowych.

Nie można jednak odwrócić tego procesu i powiedzieć:

„Firma ma 250 pracowników, więc jest podmiotem kluczowym”.

To nie wynika z KSC.

Przykład: dostawca usług zarządzanych

Wyobraźmy sobie firmę świadczącą outsourcing IT.

Firma:

• administruje serwerami klientów,
• zarządza siecią,
• monitoruje systemy,
• wykonuje aktualizacje,
• świadczy usługi zdalnej administracji.

Jeżeli działalność odpowiada kategorii dostawcy usług zarządzanych, należy sprawdzić kryteria przewidziane dla tej kategorii.

W takim przypadku liczba pracowników jest istotna, ale razem z kryteriami finansowymi.

Firma zatrudniająca 15 osób nie znajduje się w tej samej sytuacji co firma zatrudniająca 300 osób.

Jednocześnie sama liczba pracowników nie wystarczy do ostatecznej kwalifikacji.

Przykład: dostawca DNS

Inaczej należy analizować dostawcę usług DNS.

W przypadku szczególnych kategorii wskazanych w KSC status może być niezależny od wielkości przedsiębiorstwa.

Oznacza to, że nawet niewielki zespół nie powinien zakładać:

„Mamy tylko 4 pracowników, więc jesteśmy poza KSC”.

Najpierw trzeba ustalić, czy firma rzeczywiście spełnia ustawową definicję dostawcy DNS oraz czy dana kategoria jest objęta szczególnymi zasadami.

Przykład: reseller domen

Podobnie należy zachować ostrożność przy działalności związanej z rejestracją domen.

W tym przypadku nie można sprowadzić analizy do liczby pracowników.

Najpierw należy ustalić, czy działalność przedsiębiorcy odpowiada ustawowej definicji podmiotu świadczącego usługi rejestracji nazw domen.

Dopiero potem analizuje się zasady właściwe dla tej kategorii.

W przypadku kategorii, które KSC kwalifikuje niezależnie od wielkości, liczba pracowników nie będzie czynnikiem zwalniającym z obowiązków.

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może podlegać KSC?

Tak.

Forma prawna przedsiębiorstwa nie wyklucza automatycznie zastosowania KSC.

Jednoosobowa działalność gospodarcza jest przedsiębiorstwem w rozumieniu unijnej definicji MŚP.

Jeżeli więc przedsiębiorca prowadzący JDG wykonuje usługę należącą do kategorii objętej KSC, powinien przeanalizować swoją sytuację.

Nie można stosować zasady:

„JDG = brak KSC”.

Tak samo nie można stosować zasady:

„spółka z o.o. = KSC”.

Decyduje charakter działalności oraz konkretne przepisy.

Czy liczba pracowników może się zmienić z roku na rok?

Tak.

Jednak zmiana kategorii przedsiębiorstwa nie musi następować natychmiast po jednorazowym przekroczeniu progu.

Zgodnie z zasadami określonymi w unijnym rozporządzeniu, jeżeli przedsiębiorstwo w rocznym okresie obrachunkowym przekroczy określone pułapy lub spadnie poniżej nich, zmiana statusu następuje co do zasady dopiero wtedy, gdy sytuacja powtórzy się w dwóch kolejnych okresach obrachunkowych.

To istotne w przypadku firm, których zatrudnienie lub wyniki finansowe zmieniają się w czasie.

Czy zatrudnienie jest ważniejsze od obrotu?

Nie.

Nie należy tworzyć hierarchii:

pracownicy > obrót

ani:

obrót > pracownicy.

Oba elementy mogą być częścią ustalania wielkości przedsiębiorstwa.

Dodatkowo znaczenie może mieć suma bilansowa oraz struktura przedsiębiorstwa.

Dlatego prawidłowa analiza wygląda raczej tak:

liczba personelu + obrót/suma bilansowa + struktura przedsiębiorstwa → kategoria przedsiębiorstwa → zastosowanie odpowiednich przepisów KSC.

Najczęstsze błędne założenia

„Mam mniej niż 50 pracowników, więc nie podlegam KSC”

Nie zawsze.

50 pracowników jest elementem definicji małego przedsiębiorstwa, ale nie jest uniwersalnym progiem KSC.

„Mam mniej niż 10 pracowników, więc KSC mnie nie dotyczy”

Nie zawsze.

Istnieją kategorie, dla których wielkość przedsiębiorstwa nie jest warunkiem objęcia KSC.

„Mam ponad 250 pracowników, więc jestem podmiotem kluczowym”

Nie.

Najpierw trzeba ustalić, czy przedsiębiorstwo w ogóle należy do kategorii objętych KSC.

„Mam 5 pracowników i 100 mln zł obrotu, więc jestem małą firmą”

Nie można tego stwierdzić wyłącznie na podstawie zatrudnienia.

Kryteria finansowe również mają znaczenie.

„Mam 20 pracowników, więc jestem średnią firmą”

Nie automatycznie.

Trzeba uwzględnić również odpowiednie kryteria finansowe.

Jak ustalić, czy liczba pracowników ma znaczenie dla Twojej firmy?

Najlepiej przejść przez następującą procedurę:

1. Ustal rodzaj świadczonej usługi

Czy firma świadczy np.:

• usługi DNS,
• rejestrację domen,
• usługi chmurowe,
• usługi centrum danych,
• CDN,
• usługi zarządzane,
• usługi zarządzane w zakresie cyberbezpieczeństwa?

2. Sprawdź odpowiednią kategorię KSC

Nie wszystkie kategorie podmiotów są traktowane tak samo.

3. Ustal liczbę personelu

Nie ograniczaj się automatycznie do liczby osób zatrudnionych na etacie.

4. Sprawdź obrót i sumę bilansową

Sama liczba pracowników nie wystarcza do ustalenia kategorii MŚP.

5. Sprawdź przedsiębiorstwa partnerskie i powiązane

W przypadku grup kapitałowych może to zmienić wynik analizy.

6. Dopiero wtedy określ znaczenie KSC

Po ustaleniu kategorii przedsiębiorstwa można zastosować właściwe przepisy dotyczące podmiotów kluczowych i ważnych.

Podsumowanie

Jest natomiast jednym z podstawowych elementów określania wielkości przedsiębiorstwa.

W uproszczeniu:

• mniej niż 10 osób– mikroprzedsiębiorstwo, jeżeli spełnione są również kryteria finansowe,
• mniej niż 50 osób– małe przedsiębiorstwo, jeżeli spełnione są również kryteria finansowe,
• mniej niż 250 osób– średnie przedsiębiorstwo, jeżeli spełnione są również kryteria finansowe,
• 250 lub więcej osób– przedsiębiorstwo nie mieści się w kategorii MŚP według tego kryterium.

Nie oznacza to jednak, że:

„mniej niż 250 pracowników = brak KSC”

ani że:

„250 pracowników = KSC”.

Prawidłowa analiza zawsze powinna zaczynać się od rodzaju działalności i kategorii podmiotu w KSC, a dopiero później uwzględniać wielkość przedsiębiorstwa.