UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Załącznik nr 1 do Regulaminu świadczenia usług utrzymania poczty email
§ 1. Strony Umowy i podstawa prawna
- Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zwana dalej „Umową”, zostaje zawarta na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).
- Administratorem danych osobowych, zwanym dalej „Administratorem”, jest Użytkownik lub Abonent, który zawarł z RejestracjaDomen.pl Sp. z o.o. Umowę o świadczenie Usługi poczty.
- Podmiotem przetwarzającym, zwanym dalej „Procesorem”, jest:
RejestracjaDomen.pl Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Warszawie, 02-679 Warszawa,
ul. Z. Modzelewskiego 27,
KRS: 0000474321,
NIP: 5213652634,
REGON: 146792060.
- Administrator i Procesor zwani są dalej łącznie „Stronami”.
- Umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej poprzez akceptację Regulaminu świadczenia usług utrzymania poczty email wraz z niniejszą Umową.
- Umowa stanowi integralną część Umowy o świadczenie Usługi poczty.
§ 2. Przedmiot powierzenia
- Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi poczty oraz usług bezpośrednio związanych z jej świadczeniem.
- Powierzenie obejmuje dane osobowe znajdujące się w szczególności:
- w wiadomościach poczty elektronicznej;
- w książkach adresowych;
- w załącznikach do wiadomości;
- w konfiguracji skrzynek pocztowych;
- w logach i danych technicznych związanych z korzystaniem z Usługi;
- w kopiach zapasowych;
- w innych zasobach przechowywanych w ramach Usługi.
- Procesor nie określa celów, dla których Administrator wykorzystuje dane przechowywane w ramach Usługi.
- Procesor nie świadczy Administratorowi usług doradczych ani prawnych dotyczących zgodności jego działalności z RODO lub innymi przepisami o ochronie danych osobowych.
§ 3. Charakter i cel przetwarzania
- Przetwarzanie odbywa się w związku ze świadczeniem Usługi poczty elektronicznej.
- Przetwarzanie obejmuje w szczególności:
- przechowywanie danych;
- utrwalanie danych;
- organizowanie danych;
- udostępnianie danych Administratorowi;
- przesyłanie danych w ramach funkcjonowania infrastruktury pocztowej;
- wykonywanie kopii zapasowych;
- odtwarzanie danych;
- usuwanie danych;
- zabezpieczanie danych;
- czynności techniczne i administracyjne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Usługi.
- Usługa może być świadczona z wykorzystaniem infrastruktury współdzielonej z innymi klientami Procesora, przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów logicznej separacji danych.
- Procesor może uzyskiwać techniczny dostęp do danych znajdujących się w ramach Usługi wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
- zapewnienia prawidłowego działania Usługi;
- usunięcia awarii;
- wykonania czynności administracyjnych;
- zapewnienia bezpieczeństwa;
- przeciwdziałania nadużyciom;
- wykonania lub odtworzenia kopii zapasowej;
- wykonania migracji;
- realizacji uzasadnionego zgłoszenia Administratora;
- wykonania obowiązku wynikającego z prawa.
- Sam fakt technicznego dostępu Procesora do danych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi nie oznacza ustalania przez Procesora celu przetwarzania danych.
§ 4. Rodzaj danych osobowych
- Powierzone dane osobowe mogą obejmować w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres poczty elektronicznej;
- numer telefonu;
- adres;
- adres IP;
- dane logowania;
- identyfikatory użytkowników;
- dane znajdujące się w wiadomościach pocztowych;
- dane znajdujące się w załącznikach;
- dane znajdujące się w książkach adresowych;
- dane znajdujące się w logach;
- inne dane osobowe wprowadzone przez Administratora do infrastruktury Procesora.
- Zakres danych może różnić się w zależności od sposobu korzystania z Usługi przez Administratora.
- Administrator przyjmuje do wiadomości, że Procesor nie kontroluje z góry rodzaju danych, które Administrator umieszcza w ramach Usługi.
- Jeżeli Administrator umieszcza w ramach Usługi dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, albo dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, o których mowa w art. 10 RODO, Administrator ponosi odpowiedzialność za zapewnienie podstawy prawnej i spełnienie wszystkich wymogów dotyczących ich przetwarzania.
- Fakt przechowywania takich danych w ramach Usługi nie powoduje automatycznego przejęcia przez Procesora odpowiedzialności Administratora za zgodność ich przetwarzania z prawem.
§ 5. Kategorie osób, których dane dotyczą
- Dane osobowe mogą dotyczyć w szczególności:
- klientów Administratora;
- potencjalnych klientów;
- kontrahentów;
- pracowników;
- współpracowników;
- użytkowników serwisów internetowych;
- użytkowników poczty elektronicznej;
- osób kontaktujących się z Administratorem;
- osób znajdujących się w książkach adresowych;
- innych osób, których dane Administrator zgodnie z prawem umieszcza w ramach Usługi.
§ 6. Czas trwania przetwarzania
- Przetwarzanie danych odbywa się przez okres obowiązywania Umowy o świadczenie Usługi poczty.
- Po zakończeniu świadczenia Usługi zastosowanie mają postanowienia § 15.
- Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą być przechowywane przez okres wynikający z cyklu wykonywania i nadpisywania kopii zapasowych stosowanego przez Procesora.
§ 7. Polecenia Administratora
- Procesor przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek przetwarzania wynika bezpośrednio z prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego.
- Za udokumentowane polecenia Administratora uważa się w szczególności:
- zawarcie Umowy o świadczenie Usługi;
- korzystanie z Usługi;
- konfigurację skrzynek;
- tworzenie i usuwanie skrzynek;
- polecenia dotyczące migracji;
- polecenia dotyczące odtworzenia danych;
- zgłoszenia techniczne;
- inne dyspozycje przekazane Procesorowi w sposób umożliwiający ich utrwalenie.
- Procesor może odmówić wykonania polecenia, jeżeli:
- jest ono sprzeczne z prawem;
- wykracza poza zakres Usługi;
- może zagrozić bezpieczeństwu infrastruktury;
- może naruszyć prawa innych klientów;
- wymaga czynności, których Procesor nie świadczy.
- Jeżeli polecenie Administratora może prowadzić do naruszenia RODO lub innych przepisów dotyczących ochrony danych, Procesor informuje o tym Administratora, o ile przepisy prawa nie zabraniają przekazania takiej informacji.
- Procesor nie ponosi odpowiedzialności za skutki poleceń Administratora, które są sprzeczne z prawem, jeżeli Procesor wykonał je zgodnie z udokumentowanym poleceniem Administratora i nie ciążył na nim obowiązek odmowy ich wykonania.
§ 8. Poufność
- Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania poufności.
- Obowiązek zachowania poufności obowiązuje również po zakończeniu zatrudnienia, współpracy lub świadczenia Usługi.
- Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do osób, dla których jest on niezbędny do wykonania obowiązków związanych ze świadczeniem Usługi, zapewnieniem bezpieczeństwa, usuwaniem awarii lub obsługą zgłoszeń.
- Procesor może zapewnić dostęp do danych również podmiotom przetwarzającym w zakresie wynikającym z § 10.
§ 9. Bezpieczeństwo danych
- Procesor stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, zgodnie z art. 32 RODO.
- Środki bezpieczeństwa mogą obejmować w szczególności:
- kontrolę dostępu;
- mechanizmy uwierzytelniania;
- logiczną separację kont;
- zabezpieczenia sieciowe;
- firewall;
- monitoring;
- ochronę przed złośliwym oprogramowaniem;
- aktualizacje systemów;
- kopie zapasowe;
- procedury odtwarzania danych;
- kontrolę dostępu administracyjnego;
- procedury reagowania na incydenty.
- Szczegółowe środki techniczne i organizacyjne określa Aneks nr 1.
- Procesor może zmieniać stosowane środki techniczne i organizacyjne w związku ze zmianą technologii, zagrożeń, infrastruktury lub sposobu świadczenia Usługi, pod warunkiem zachowania poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do ryzyka.
- Administrator przyjmuje do wiadomości, że żadne środki techniczne i organizacyjne nie zapewniają całkowitego wyeliminowania ryzyka naruszenia bezpieczeństwa.
- Procesor nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka cyberataku, awarii, błędów technicznych, nieuprawnionego dostępu lub innych zdarzeń, których całkowite wyeliminowanie nie jest obiektywnie możliwe.
§ 10. Dalsze powierzenie
- Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
- Dalsze podmioty mogą być wykorzystywane w szczególności w zakresie:
- infrastruktury serwerowej;
- centrum danych;
- zasilania i łączności;
- kopii zapasowych;
- bezpieczeństwa;
- monitorowania;
- usług technicznych.
- Aktualna lista znanych Procesorowi dalszych podmiotów przetwarzających jest udostępniana w Aneksie nr 2 lub w aktualnej informacji dotyczącej podmiotów przetwarzających.
- Procesor informuje Administratora o planowanym dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego.
- Administrator może zgłosić sprzeciw wobec planowanej zmiany w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji.
- Sprzeciw powinien wskazywać konkretne i uzasadnione przyczyny związane z ochroną danych osobowych.
- W przypadku zgłoszenia sprzeciwu Strony podejmą próbę uzgodnienia rozwiązania umożliwiającego dalsze świadczenie Usługi.
- Jeżeli znalezienie rozwiązania alternatywnego nie będzie możliwe, zastosowanie mają zasady zakończenia lub zmiany Usługi określone w Regulaminie.
- Procesor zobowiązuje dalszy podmiot przetwarzający do realizacji obowiązków dotyczących ochrony danych odpowiadających obowiązkom Procesora w zakresie wymaganym przez RODO.
- Procesor ponosi odpowiedzialność wobec Administratora za wykonanie obowiązków przez dalszy podmiot przetwarzający w zakresie określonym w RODO.
- Podmioty przetwarzające dalszego rzędu mogą być wykorzystywane przez podprocesora zgodnie z warunkami dalszego powierzenia wymaganymi przez RODO. Procesor zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych w łańcuchu dalszego powierzenia.
§ 11. Naruszenia ochrony danych osobowych
- Procesor informuje Administratora bez zbędnej zwłoki o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczących danych powierzonych do przetwarzania.
- Informacja jest przekazywana w zakresie informacji dostępnych Procesorowi w momencie zgłoszenia.
- W miarę ustalania dodatkowych okoliczności Procesor może uzupełniać przekazane informacje.
- Zgłoszenie może obejmować w szczególności:
- opis charakteru naruszenia;
- możliwe kategorie danych;
- możliwe kategorie osób;
- możliwe konsekwencje;
- działania podjęte lub planowane w celu ograniczenia skutków.
- Procesor podejmuje działania odpowiednie do charakteru naruszenia w celu ograniczenia jego skutków.
- Procesor współpracuje z Administratorem w zakresie wymaganym przez art. 33 i 34 RODO.
- Administrator pozostaje odpowiedzialny za dokonanie oceny, czy zachodzi obowiązek zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu lub zawiadomienia osób, których dane dotyczą, z uwzględnieniem informacji przekazanych przez Procesora.
- Procesor nie ponosi odpowiedzialności za decyzję Administratora dotyczącą dokonania lub niedokonania zgłoszenia, jeżeli przekazał Administratorowi informacje pozostające w jego posiadaniu.
§ 12. Pomoc Administratorowi
- Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne informacje, wspiera Administratora w realizacji obowiązków wynikających z RODO, w zakresie wymaganym przez art. 28 RODO.
- Pomoc może obejmować w szczególności:
- realizację praw osób, których dane dotyczą;
- zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania;
- obsługę naruszeń ochrony danych;
- informacje dotyczące stosowanych środków bezpieczeństwa;
- informacje dotyczące dalszych podmiotów przetwarzających;
- wsparcie w zakresie oceny skutków dla ochrony danych, w zakresie, w jakim informacje te są dostępne Procesorowi.
- Procesor nie jest zobowiązany do sporządzania opinii prawnych, ocen prawnych ani analiz dotyczących zgodności działalności Administratora z RODO.
- Jeżeli realizacja żądania Administratora wymaga wykonania niestandardowych lub dodatkowych prac technicznych, Procesor może pobrać opłatę zgodnie z Cennikiem, o ile pobranie takiej opłaty jest zgodne z prawem i nie ogranicza praw Administratora wynikających z RODO.
§ 13. Odpowiedzialność Administratora
- Administrator odpowiada w szczególności za:
- podstawę prawną przetwarzania;
- określenie celów przetwarzania;
- zgodność z prawem pozyskania danych;
- prawidłowość danych;
- zakres danych;
- realizację obowiązków informacyjnych;
- sposób wykorzystywania danych;
- zgodność działań osób korzystających z Usługi z prawem.
- Administrator odpowiada za treść wiadomości wysyłanych i przechowywanych w ramach Usługi w zakresie wynikającym z prawa.
- Administrator odpowiada za legalność prowadzonych wysyłek, w szczególności wysyłek marketingowych.
- Procesor nie weryfikuje z własnej inicjatywy zgodności danych przechowywanych przez Administratora z prawem.
- Procesor nie jest zobowiązany do stałego monitorowania treści korespondencji Administratora.
- Administrator odpowiada również za działania osób, którym udostępnił dostęp do skrzynek, panelu lub danych uwierzytelniających.
- Procesor nie odpowiada za naruszenia wynikające wyłącznie z działań lub zaniechań Administratora albo osób działających w jego imieniu lub z jego upoważnienia.
§ 14. Audyt i kontrola
- Administrator ma prawo uzyskać od Procesora informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.
- Administrator ma prawo przeprowadzać audyty, w tym inspekcje, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
- Z uwagi na charakter usług pocztowych i współdzielenie infrastruktury audyt powinien być przeprowadzany w sposób:
- niezakłócający działania Usługi;
- niepowodujący zagrożenia dla bezpieczeństwa infrastruktury;
- nienaruszający praw innych klientów;
- nieprowadzący do ujawnienia danych innych klientów;
- chroniący tajemnicę przedsiębiorstwa Procesora.
- Administrator, w miarę możliwości, informuje Procesora o planowanym audycie z odpowiednim wyprzedzeniem.
- W pierwszej kolejności Procesor może udostępnić Administratorowi dostępne dokumenty, informacje, opisy środków bezpieczeństwa, certyfikaty, wyniki audytów lub inne materiały potwierdzające zgodność z art. 28 RODO.
- Jeżeli informacje te są wystarczające do wykazania zgodności, Strony mogą uzgodnić przeprowadzenie audytu w formie dokumentacyjnej.
- Postanowienia niniejszego paragrafu nie ograniczają prawa Administratora do przeprowadzenia audytu wynikającego z art. 28 ust. 3 lit. h RODO.
- Audyt może być przeprowadzony w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia ochrony danych.
- Jeżeli audyt wymaga dodatkowego, ponadstandardowego zaangażowania personelu Procesora, jego organizacja i koszty mogą zostać uzgodnione przez Strony, z uwzględnieniem praw Administratora wynikających z RODO.
§ 15. Zakończenie przetwarzania
- Po zakończeniu świadczenia Usługi Procesor, zgodnie z decyzją Administratora, usuwa albo zwraca dane osobowe, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.
- Administrator przyjmuje do wiadomości, że usunięcie danych z aktywnego konta nie musi oznaczać ich natychmiastowego usunięcia ze wszystkich kopii zapasowych.
- Kopie zapasowe są usuwane zgodnie z cyklem ich nadpisywania.
- W okresie przechowywania danych w kopiach zapasowych Procesor nie wykorzystuje ich do innych celów niż zapewnienie bezpieczeństwa i możliwości odtworzenia danych.
- Administrator powinien pobrać lub przenieść dane przed zakończeniem Usługi, jeżeli chce zachować możliwość dalszego korzystania z nich.
- Po upływie okresu retencji Procesor może bezpowrotnie usunąć dane.
- Procesor nie jest zobowiązany do przechowywania danych po upływie okresów określonych w Regulaminie i zasadach retencji.
§ 16. Żądania organów publicznych
- Procesor może być zobowiązany do udostępnienia danych organom publicznym na podstawie prawa lub prawnie wiążącego żądania.
- Procesor postępuje w takim przypadku zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Jeżeli przepisy prawa na to pozwalają, Procesor poinformuje Administratora o otrzymanym żądaniu.
- Procesor udostępnia wyłącznie dane wymagane przez prawo lub prawnie wiążące żądanie.
- Procesor nie ponosi odpowiedzialności wobec Administratora za samo wykonanie prawnie wiążącego obowiązku udostępnienia danych.
§ 17. Ograniczenie odpowiedzialności Procesora
- Procesor odpowiada za wykonanie obowiązków nałożonych na niego przez RODO oraz za przetwarzanie danych zgodnie z niniejszą Umową i udokumentowanymi poleceniami Administratora.
- Administrator przyjmuje do wiadomości, że zakres odpowiedzialności Procesora jest związany z zakresem jego faktycznej kontroli nad przetwarzaniem danych.
- Procesor nie odpowiada za szkody, naruszenia lub nieprawidłowości wynikające z:
- działań lub zaniechań Administratora;
- działań użytkowników Administratora;
- niezgodnego z prawem pozyskania danych przez Administratora;
- braku podstawy prawnej przetwarzania;
- niewłaściwej konfiguracji po stronie Administratora;
- utraty lub ujawnienia haseł przez Administratora lub jego użytkowników;
- złośliwego oprogramowania znajdującego się na urządzeniach Administratora;
- działań systemów lub operatorów zewnętrznych pozostających poza kontrolą Procesora;
- okoliczności, za które Procesor zgodnie z prawem nie ponosi odpowiedzialności.
- Odpowiedzialność Stron jest oceniana zgodnie z RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz postanowieniami Umowy o świadczenie Usługi, z uwzględnieniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
- Żadne postanowienie niniejszej Umowy nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można skutecznie wyłączyć lub ograniczyć na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
§ 18. Zmiany Umowy
- Procesor może aktualizować niniejszą Umowę w szczególności w przypadku:
- zmiany przepisów prawa;
- zmiany wytycznych organów nadzorczych;
- zmiany sposobu świadczenia Usługi;
- zmiany infrastruktury;
- zmiany stosowanych środków bezpieczeństwa;
- zmiany podmiotów przetwarzających.
- O zmianach wymagających poinformowania Administratora Procesor informuje zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie.
- Zmiany nie mogą pozbawiać Administratora praw przyznanych mu przez bezwzględnie obowiązujące przepisy RODO.
§ 19. Postanowienia końcowe
- Umowa podlega prawu polskiemu.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa.
- Umowa stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług utrzymania poczty email.
- W zakresie przetwarzania danych osobowych postanowienia niniejszej Umowy mają pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu poczty, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia zgodności z RODO.
- W pozostałym zakresie zastosowanie mają postanowienia Regulaminu poczty, Regulaminu Serwisu oraz właściwych regulaminów i Cennika.
- Jeżeli którekolwiek postanowienie Umowy okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
- Umowa zostaje zawarta w formie elektronicznej z chwilą akceptacji Regulaminu przez Administratora.
ANEKS NR 1
ŚRODKI TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE
1. Środki organizacyjne
Procesor stosuje odpowiednie środki organizacyjne, w szczególności:
- nadawanie upoważnień do przetwarzania danych;
- zobowiązanie osób upoważnionych do zachowania poufności;
- ograniczenie dostępu do danych zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień;
- stosowanie procedur dotyczących bezpieczeństwa informacji;
- procedury reagowania na incydenty;
- procedury zarządzania dostępem;
- procedury dotyczące zakończenia dostępu pracowników i współpracowników;
- działania zwiększające świadomość personelu w zakresie bezpieczeństwa;
- okresową ocenę stosowanych środków bezpieczeństwa.
2. Środki techniczne
W zależności od rodzaju infrastruktury i Usługi stosowane są w szczególności:
- logiczna separacja kont;
- mechanizmy kontroli dostępu;
- mechanizmy uwierzytelniania;
- zabezpieczenia sieciowe;
- firewall;
- monitoring infrastruktury;
- mechanizmy ochrony przed złośliwym oprogramowaniem;
- mechanizmy ochrony antyspamowej;
- szyfrowanie transmisji, w szczególności TLS/SSL, w zakresie wspieranym przez daną usługę;
- aktualizacje systemów i komponentów infrastruktury;
- zabezpieczenia kont administracyjnych;
- rejestrowanie zdarzeń systemowych w zakresie odpowiednim do charakteru Usługi;
- mechanizmy zapewniające dostępność infrastruktury.
3. Kopie zapasowe
- Procesor wykonuje kopie zapasowe zgodnie z zasadami określonymi dla danego pakietu Usługi.
- Kopie są przechowywane przez określony czas i podlegają cyklicznemu nadpisywaniu.
- Dostęp do kopii jest ograniczony do osób i systemów, dla których jest on niezbędny.
- Kopie zapasowe są wykorzystywane przede wszystkim w celu zapewnienia możliwości odtworzenia danych po awarii lub innym zdarzeniu.
- Szczegółowy zakres i retencja kopii mogą wynikać ze specyfikacji danego pakietu.
ANEKS NR 2
DALSZE PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE
1. Lista podmiotów
Mevspace Sp. z o.o.
Zakres usług:
- infrastruktura serwerowa;
- centrum danych / kolokacja;
- zasilanie;
- bezpieczeństwo fizyczne infrastruktury;
- łącza i infrastruktura techniczna;
- infrastruktura wykorzystywana do świadczenia Usługi poczty.
2. Kopie zapasowe
Mevspace Sp. z o.o.
Zakres usług:
- infrastruktura przechowywania kopii zapasowych;
- przechowywanie kopii zapasowych w zakresie wykorzystywanym przez Procesora.
3. Aktualizacja listy
- Lista podmiotów przetwarzających może być aktualizowana przez Procesora.
- Procesor informuje Administratora o planowanym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu przetwarzającego zgodnie z § 10 Umowy.
- Aktualna lista podmiotów przetwarzających może być udostępniana Administratorowi w formie elektronicznej.




.png)
